Tìm hiểu tự động hóa doanh nghiệp là gì thông qua 4 nhiệm vụ chính

 Tự động hóa doanh nghiệp là gì? Đây là một câu hỏi đang được rất nhiều doanh nghiệp quan tâm trong thời đại công nghệ số hiện nay. Tự động hóa doanh nghiệp giúp tiết kiệm thời gian và chi phí và còn tăng cường hiệu suất làm việc và cải thiện chất lượng dịch vụ. Hãy cùng WISE Business tìm hiểu rõ hơn về tự động hóa doanh nghiệp trong bài viết dưới đây.

I. Tự động hóa doanh nghiệp là gì?

Tự động hóa doanh nghiệp là quá trình sử dụng công nghệ để tự động hóa các quy trình, nhiệm vụ và hoạt động trong doanh nghiệp. Mục tiêu của tự động hóa là giảm thiểu sự can thiệp của con người, từ đó nâng cao mức độ hiệu quả và tính chính xác trong công việc.

Việc tự động hóa có thể diễn ra ở nhiều cấp độ khác nhau, từ việc sử dụng phần mềm quản lý dự án đến những giải pháp phức tạp như RPA hay trí tuệ nhân tạo. Tự động hóa doanh nghiệp không chỉ áp dụng cho một lĩnh vực cụ thể nào, mà có thể áp dụng cho tất cả các khía cạnh của doanh nghiệp, bao gồm kế toán, nhân sự, sản xuất, và tiếp thị.

Xét trong bối cảnh kinh doanh hiện đại

Tự động hóa doanh nghiệp giữ vai trò tối ưu hóa quy trình làm việc để tiết kiệm thời gian và nguồn lực. Khi môi trường kinh doanh thay đổi nhanh chóng, việc tự động hóa giúp các doanh nghiệp linh hoạt và dễ dàng thích ứng với những thay đổi này.

Hơn nữa, theo một báo cáo của McKinsey, tự động hóa có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm đến 20-30% chi phí lao động bằng cách giảm bớt công việc lặp lại và tăng năng suất.

II. Tự động hóa doanh nghiệp là tự động những gì?

Khi nói về tự động hóa doanh nghiệp, chúng ta cần hiểu rõ những quy trình nào có thể được tự động hóa. Dưới đây là một số lĩnh vực chính mà doanh nghiệp có thể áp dụng tự động hóa.

1. Sự kết hợp của trí tuệ nhân tạo (AI)

Trí tuệ nhân tạo không chỉ đơn thuần là một công nghệ tự động hóa mà còn là một công cụ rất mạnh mẽ giúp cho các doanh nghiệp trong việc phân tích dữ liệu, nhận diện các xu hướng và đưa ra những quyết định chính xác hơn. Việc áp dụng AI vào các quy trình làm việc sẽ hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu hóa hiệu suất hoạt động và mang lại những trải nghiệm tốt đẹp hơn cho khách hàng.

Chẳng hạn như, AI có thể được áp dụng để phân tích hành vi của khách hàng khi mua sắm, từ đó đề xuất những sản phẩm thích hợp và cá nhân hóa trải nghiệm mua sắm theo từng đối tượng, bạn sẽ thấy rõ điều này khi sử dụng ứng dụng Shopee, hãy để ý các điểm sau:

1. Gợi ý sản phẩm cá nhân hóa: Dựa trên hành vi mua sắm và tìm kiếm của người dùng, Shopee sử dụng AI để đề xuất các sản phẩm phù hợp, tăng khả năng mua hàng và cải thiện trải nghiệm khách hàng.
2. Chatbot hỗ trợ khách hàng: Shopee triển khai chatbot AI để giải đáp thắc mắc và hỗ trợ người dùng 24/7, giúp giảm tải cho đội ngũ chăm sóc khách hàng và cung cấp thông tin nhanh chóng.
3. Phân tích dữ liệu bán hàng: AI giúp người bán phân tích xu hướng thị trường, đánh giá hiệu suất sản phẩm và đưa ra dự báo về nhu cầu, hỗ trợ việc lập kế hoạch kinh doanh hiệu quả hơn.
4. Quản lý kho hàng thông minh: Shopee áp dụng AI để tối ưu hóa quản lý kho nhằm hỗ trợ trong việc giao nhận.

Việc tích hợp AI vào quy trình bán hàng giúp Shopee nâng cao hiệu quả hoạt động, cải thiện trải nghiệm người dùng và hỗ trợ người bán tối ưu hóa kinh doanh trên nền tảng.

Đây cũng chính là một trong những xu hướng đang rất nổi bật hiện nay bởi tính nhanh gọn và độ chính xác cao

2. Tự động hóa quy trình

Quy trình làm việc trong doanh nghiệp thường rất phức tạp và yêu cầu sự phối hợp giữa nhiều bộ phận khác nhau. Tự động hóa quy trình giúp đơn giản hóa các bước này, giảm thiểu thời gian xử lý và tăng cường tính hiệu quả.

Ví dụ, trong quy trình tuyển dụng, tự động hóa có thể giúp sàng lọc hồ sơ ứng viên, lên lịch phỏng vấn và theo dõi trạng thái hồ sơ một cách tự động. Điều này không chỉ làm giảm gánh nặng cho bộ phận nhân sự mà còn giúp đảm bảo rằng không có ứng viên nào bị bỏ sót.

3. RPA (Robotic Process Automation – Tự động hóa quy trình bằng robot)

RPA là một trong những công nghệ tiên tiến nhất trong lĩnh vực tự động hóa doanh nghiệp. RPA cho phép doanh nghiệp tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại mà trước đây cần phải thực hiện bởi nhân viên.

Một trong những ứng dụng phổ biến của RPA là trong lĩnh vực tài chính. Các doanh nghiệp có thể sử dụng RPA để tự động hóa quy trình lập báo cáo tài chính, kiểm tra tính chính xác của dữ liệu, hay thực hiện các giao dịch tài chính mà không cần sự can thiệp của con người.

4. Tự động hóa công việc

Tự động hóa quy trình làm việc là khả năng kết nối các hệ thống và công cụ khác nhau để tối ưu hóa quy trình làm việc tổng thể. Với sự phát triển của công nghệ, các doanh nghiệp có thể dễ dàng tích hợp các phần mềm quản lý khác nhau để tạo ra một quy trình làm việc liền mạch.

Ví dụ, trong lĩnh vực tiếp thị, doanh nghiệp có thể tự động hóa việc gửi email marketing, theo dõi phản hồi của khách hàng và chăm sóc khách hàng sau bán hàng. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn nâng cao hiệu quả của các chiến dịch tiếp thị.

III. Một số lợi ích chính của tự động hóa doanh nghiệp

Khi doanh nghiệp áp dụng tự động hóa vào quy trình làm việc, họ sẽ nhận được nhiều lợi ích thiết thực. Dưới đây là một số lợi ích chính mà doanh nghiệp có thể đạt được.

Tăng hiệu suất và năng suất: Khi các quy trình được tự động hóa, thời gian xử lý sẽ được rút ngắn, giúp nhân viên có thêm thời gian để tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng hơn.

Bên cạnh đó, việc tự động hóa cũng giúp loại bỏ những công việc nhàm chán và lặp đi lặp lại. Nhân viên sẽ cảm thấy hứng thú hơn với công việc và có thể sáng tạo hơn trong các nhiệm vụ của mình.

Giảm chi phí: Tự động hóa giúp doanh nghiệp cắt giảm chi phí lao động, đồng thời giảm thiểu các chi phí phát sinh do sai sót trong quy trình làm việc.

Ngoài ra, tự động hóa cũng giúp tối ưu hóa tài nguyên, từ đó giảm thiểu lãng phí trong quy trình sản xuất và cung cấp dịch vụ. Doanh nghiệp sẽ có khả năng duy trì hiệu quả chi phí mà không ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ.

Tăng độ chính xác và giảm sai sót: Sai sót trong quy trình làm việc có thể dẫn đến nhiều hậu quả nghiêm trọng, từ việc mất khách hàng đến tổn thất tài chính.

Điều này đặc biệt quan trọng trong các lĩnh vực như tài chính và y tế, nơi mà mọi thông tin đều cần phải chính xác tuyệt đối. Bằng cách sử dụng các công nghệ tự động hóa, doanh nghiệp có thể đảm bảo rằng mọi dữ liệu đều được xử lý một cách chính xác và kịp thời.

Tăng cường khả năng mở rộng: Khi doanh nghiệp phát triển, việc tự động hóa giúp họ dễ dàng điều chỉnh quy trình làm việc để đáp ứng nhu cầu tăng trưởng mà không bỏ lỡ cơ hội.

Việc tự động hóa cũng giúp doanh nghiệp giữ vững vị thế trong thị trường cạnh tranh. Họ có thể nhanh chóng thích nghi với những thay đổi trong nhu cầu của khách hàng mà không cần phải lo lắng về việc thiếu hụt nhân sự.

IV. Phải tự động hóa doanh nghiệp như thế nào?

Bước đầu tiên và quan trọng nhất trong quá trình tự động hóa doanh nghiệp là đánh giá tình hình hiện tại và xác định các cơ hội tự động hóa. Dưới đây là một số bước cần thực hiện để tự động hóa doanh nghiệp một cách hiệu quả.

1. Đánh giá các quy trình hiện tại và xác định cơ hội tự động hóa

Để bắt đầu quá trình tự động hóa, doanh nghiệp cần thực hiện một cuộc khảo sát để đánh giá các quy trình hiện tại. Điều này giúp họ xác định những quy trình nào có thể được tự động hóa và những quy trình nào vẫn cần sự can thiệp của con người.

Ví dụ như một công ty tài chính muốn cải thiện hiệu quả xử lý các yêu cầu vay vốn của khách hàng. Để bắt đầu, họ tiến hành một cuộc khảo sát đánh giá quy trình hiện tại của bộ phận dịch vụ khách hàng. Cuộc khảo sát này thu thập thông tin về từng bước trong quy trình xử lý yêu cầu vay, từ việc tiếp nhận thông tin khách hàng, thẩm định, đến phê duyệt khoản vay.

Kết quả khảo sát cho thấy:

• Các bước như xác thực thông tin khách hàng, kiểm tra hồ sơ tín dụng và gửi thông báo là những bước lặp lại và có thể được tự động hóa bằng phần mềm RPA (Robotic Process Automation).
• Bước thẩm định tín dụng chuyên sâu và phê duyệt khoản vay vẫn cần sự can thiệp của nhân viên có chuyên môn cao.

Dựa trên kết quả này, công ty quyết định tự động hóa các bước lặp lại để giảm thời gian xử lý, đồng thời duy trì kiểm soát thủ công ở những bước quan trọng hơn, giúp tối ưu hóa nguồn lực mà vẫn đảm bảo chất lượng dịch vụ.

Việc phân tích quy trình hiện tại không chỉ giúp nhận diện các điểm yếu mà còn mở ra cơ hội để tối ưu hóa và cải thiện hiệu suất làm việc. Doanh nghiệp cần thực hiện các cuộc khảo sát và phỏng vấn nhân viên để thu thập ý kiến và đánh giá thực trạng.

2. Đặt ra mục tiêu và mục đích rõ ràng

Sau khi xác định được các cơ hội tự động hóa, bước tiếp theo là đặt ra mục tiêu và mục đích rõ ràng cho quá trình tự động hóa. Doanh nghiệp cần xác định rõ họ muốn đạt được gì từ việc tự động hóa – có thể là tiết kiệm chi phí, tăng hiệu suất, hay cải thiện chất lượng dịch vụ.

Mục tiêu cần phải cụ thể và đo lường được để dễ dàng theo dõi và đánh giá kết quả. Điều này giúp doanh nghiệp có được cái nhìn rõ ràng hơn về những gì họ cần làm và hướng đi mà họ muốn theo đuổi.

3. Lựa chọn công cụ và công nghệ phù hợp

Lựa chọn công cụ và công nghệ phù hợp là một trong những yếu tố quyết định đến sự thành công của quá trình tự động hóa. Doanh nghiệp cần nghiên cứu và lựa chọn công nghệ phù hợp nhất với nhu cầu và mục tiêu của mình.

Có nhiều công cụ và phần mềm tự động hóa có sẵn trên thị trường, từ những giải pháp đơn giản đến những công nghệ phức tạp hơn như RPA hay AI. Doanh nghiệp cần xem xét kỹ lưỡng các yếu tố như tính năng, độ tin cậy và chi phí trước khi đưa ra quyết định.

4. Phát triển kế hoạch triển khai chi tiết

Khi đã có công cụ và công nghệ phù hợp, doanh nghiệp cần xây dựng một kế hoạch triển khai chi tiết. Kế hoạch này cần xác định rõ từng bước trong quá trình tự động hóa, từ việc đào tạo nhân viên đến việc theo dõi và đánh giá kết quả.

Kế hoạch triển khai cần linh hoạt để có thể điều chỉnh khi cần thiết. Doanh nghiệp cần chuẩn bị tâm lý cho nhân viên và giải thích rõ ràng về những lợi ích mà quá trình tự động hóa sẽ mang lại.

5. Đào tạo nhân viên và quản lý thay đổi

Một trong những yếu tố quan trọng nhất trong quá trình tự động hóa doanh nghiệp là việc đào tạo nhân viên. Nhân viên cần được trang bị đầy đủ kiến thức và kỹ năng để sử dụng công nghệ mới và thực hiện các quy trình tự động hóa.

Quản lý thay đổi cũng rất quan trọng. Doanh nghiệp cần tạo ra một môi trường thuận lợi để nhân viên cảm thấy thoải mái khi làm quen với những thay đổi này. Việc khai thác ý kiến của nhân viên cũng giúp họ cảm thấy được tham gia vào quá trình và góp phần vào sự thành công chung của doanh nghiệp.

6. Theo dõi hiệu suất và cải tiến liên tục

Cuối cùng, doanh nghiệp cần theo dõi hiệu suất của các quy trình đã được tự động hóa và thực hiện các cải tiến liên tục. Việc theo dõi sẽ giúp doanh nghiệp đánh giá xem các mục tiêu đã đạt được hay chưa và cần điều chỉnh gì để tối ưu hóa hơn nữa.

Cải tiến liên tục là chìa khóa để duy trì sự cạnh tranh trong thị trường. Doanh nghiệp cần luôn lắng nghe phản hồi từ nhân viên và khách hàng để điều chỉnh quy trình cho phù hợp với nhu cầu thực tế.

📌 Xem chi tiết bài viết tại: https://wisebusiness.vn/tu-dong-hoa-doanh-nghiep-la-gi/

Kết luận

Tóm lại, tự động hóa doanh nghiệp là gì? Đây là một trong những xu hướng nóng trong thời đại công nghệ số hiện nay. Không chỉ giúp tiết kiệm thời gian và chi phí, tự động hóa còn nâng cao hiệu suất làm việc và cải thiện trải nghiệm khách hàng. Qua việc tìm hiểu sâu về tự động hóa doanh nghiệp, từ định nghĩa, lợi ích cho đến cách thức thực hiện, hy vọng rằng bạn sẽ có được cái nhìn toàn diện và có thể áp dụng vào thực tiễn công việc của mình.

Hãy bắt đầu hành trình tự động hóa doanh nghiệp của bạn ngay hôm nay cùng WISE Business!